Przechowywanie ksiąg rachunkowych

Właściciele firm, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej w postaci ksiąg rachunkowych mają możliwość wyboru:
– samodzielnego wywiązywania się z obowiązków księgowych,
– powierzenia prowadzenia księgowości specjalistom.

Niezależnie od wybranej formy prowadzenia księgowości przedsiębiorcy zobligowani są do wypełniania obowiązków związanego z właściwym przechowywaniem ksiąg rachunkowych oraz całej dokumentacji księgowej, podatkowej i kadrowo-płacowej.

Zgodnie z art. 11 Ustawy o rachunkowości (UoR) w przypadku powierzenia obowiązku ewidencji księgowej w ręce zewnętrznego podmiotu, kierownik jednostki powinien powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązek powinien zostać dopełniony w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Istotne jest również to, aby sposób przechowywania umożliwiał dostępność do dokumentacji podmiotu oraz został we właściwym czasie wydany organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru.

Dokumentacja księgowa spółki powinna być przechowywana w sposób zapewniający całkowite bezpieczeństwo danych oraz ograniczenie ryzyka związanego z uszkodzeniem dokumentów spółki.