Korekta błędów w zapisach księgowych

Aby móc odpowiednio rozliczyć rok obrotowy, konieczne jest to, aby do ksiąg rachunkowych były wprowadzane wszelkie zdarzenia, które miały miejsce. Zapisy te są dokonywane w sposób trwały, a więc nie ma możliwości na późniejsze edycje i dopiski. Przepisy obowiązującego prawa nakazują, aby rozliczając księgowość przy użyciu komputera, zastosować odpowiednie procedury, które umożliwią ochronę przed edycjami, zniszczeniem, bądź ukryciem zapisu.

W zapisie księgowym powinny znaleźć się dane takie, jak:
– data wykonania operacji gospodarczej,
– rodzaj oraz numer identyfikujący dany dowód księgowy,
– krótki tekst lub kod opisu danej operacji (należy posiadać objaśnienie treści skrótów i kodów),
– data wraz z kwotą zapisu,
– informacja o kontach, których dotyczy operacja.

UWAGA-WAŻNE!
1. Zapis operacji przeprowadzonych w walucie obcej musi umożliwiać ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej oraz obcej.
2. Zapisy zawarte w dzienniku oraz na kontach księgi głównej, muszą być ze sobą powiązane w taki sposób, aby możliwe było ich sprawdzenie.
3. Dokonane w księgach rachunkowych zapisy, muszą zapewniać ich trwałość, nie krócej niż odgórnie narzucony czas na przechowywanie ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe uznawane są za bezbłędne wówczas, kiedy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie dokumenty, które zostały zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu, zapewniając ciągłość zapisów.

W sytuacji, kiedy konieczne jest poprawienie błędów w zapisach księgowych, należy zastosować się do Ustawy o rachunkowości, która informuje nas o tym, iż poprawy dokonuje się poprzez:
– skreślenie dotychczasowej treści, następnie wpisanie nowej przy zachowaniu czytelności błędnego zapisu, podpisanie poprawki oraz umieszczenie daty,
– korektę zapisu księgowego (storno księgowe).